Arnnova

Reflexiones sobre el valor y aporte de la Gestión Documental:

En algún momento de mi vida profesional como líder de gestión documental, me vi desafiado por la inquietud sobre la misión de servicio que la gerencia de gestión documental y de gestión de base de datos de la organización para la cual estaba sirviendo; en aras de identificar la generación de valor para concretar una oferta de servicio desde el centro de servicios compartidos de esta corporación, encontré luego de analizar resultados estratégicos, fracasos, éxitos y resultados de transformación en la cultura de la corporación, que el valor de la gestión documental y la gestión de datos, se encontraba en la capacidad de apalancar operaciones de negocio, impactar en la mejora de la atención al cliente, contribuir a la mejora y mantenimiento de la calidad de los datos de los clientes, salvaguardar la memoria corporativa, contribuir a una cultura de la gestión del conocimiento, permitir recuperar información clave en el menor tiempo posible, lo cual, en forma directa impactaría en los valores de transparencia y ética de la corporación para con el público gracias a la accesibilidad a la información y documentos por parte de los grupos de interés.

Partiendo de este  conjunto de aportes de valor a la gestión de las unidades de Negocio de una empresa o corporación, proyecto esta reflexión para identificar y comunicarles a ustedes la importancia y el valor de un programa de gestión documental para las empresas, el cual se convierte en una función empresarial ya no de carácter accesorio, sino de enfoque estratégico y habilitador de la misión de la compañía; aporta también a la construcción del proceso de gestión del conocimiento.

El valor de la gestión documental y de información o el costo de oportunidad de no contar con una estructura y sistema de gestión para la misma, le puede significar a la compañía una desventaja competitiva estructural, pues desde el enfoque de teoría de sistemas, la interacción entre el negocio y la información, permite habilitar y promover el desarrollo de proyectos que sustentan el avance y desarrollo de los negocios de las empresas y evolucionar más rápidamente en cada nuevo proyecto, gracias al estado de orden y fácil integración de un sistema de gestión de documentos y de información, que le permite accesibilidad y desarrollo de procesos basados en documentos más económicos, aprovechando la infraestructura existente y contando con los programas específicos que hacen parte del programa de gestión documental de la empresa y pueden habilitar las necesidades de los negocios. 

Desde estas primeras reflexiones parte este proceso y programa de capacitación, divulgación, estudio permanente, docencia y consultoría sobre gestión documental para el conjunto de consultores y gestores de proyectos de Arnnova hacia el futuro, en la línea de Gestión Documental y de información; Este primer documento de justificación, enfoque y reflexión, se inspira desde un propósito superior en la divulgación, promoción de una cultura del cuidado de la información, relevancia de su importancia y enfoque para la gestión, por ello, se encauza en la permanente contribución para hacer equipo con otras disciplinas en función del desarrollo para las empresas y el sector productivo colombiano, de programas de gestión documental, con soluciones acordes al modelo de gestión documental del ámbito nacional y próximamente en cada caso empresarial.